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martes, 12 de enero de 2016

Numeración en un Erp

¿Año nuevo?¿Numeración Nueva?

Con el inicio de este nuevo ejercicio 2016 es hora de plantearnos mejoras en los procedimientos administrativos de nuestra empresa a la hora de facturar. 

Bien nos podemos plantear la adquisición de un software de gestión que se adapte a nuestras necesidades, o por el contrario utilizar recursos del que tenemos actualmente que hasta hora desconocíamos. En cualquier caso, necesitamos tener un control de la información que se maneja y optimizar su búsqueda. 

Para ello, vamos a explicar cómo crear una numeración de documentos en la Factura de Venta de A3Erp. Utilizaremos dos formas: Con series y sin series.

En nuestro caso el número de factura está compuesto por tres campos:


Con series

Si utilizamos este recurso estaremos creando un “contador” diferente para cada nº de documento. En cuanto a su nomenclatura, es muy común utilizar una letra que identifique al documento en cuestión (en nuestro caso F) y luego el año en curso. Con lo que obtendríamos nuestra serie para el año 2016 4F2016. 
Y los siguientes ejercicios seguirían la misma relación F2017, F2018,…

En nuestro a3erp quedaría así:
  

Sin series

Por el contrario, sino utilizamos las series para distinguir el ejercicio de facturación, el contador sería único y no tendríamos que cambiarlo al iniciar un ejercicio nuevo.


En mi opinión el uso de las series ofrece más información en la numeración de documentos.

Por último, recuerda este criterio de organización también lo podemos usar para cualquiera de los documentos del circuito de compra-venta (Ofertas, Pedidos, Albaranes, Depósitos,…)

Espero que les resulte interesante y nos vemos en las redes sociales.

Autor: Ayose Hernández Galván (Consultor Erp)