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a3doc Cloud, la manera más eficiente de gestionar la documentación de la asesoría

Subida de documentos en dos simples clics , reduciendo a la mitad el tiempo empleado con otros gestores documentales. Los usuarios de...

viernes, 2 de septiembre de 2016

El proceso de elección e implantación de un ERP

En el artículo la importancia de contar con un ERP ya hablamos de los beneficios que aporta una herramienta de este tipo a la gestión de las empresas. Ahora es el momento de pasar a la acción, elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades y, finalmente, implantarlo.

No olvidemos que existen ERP para Pymes, Despachos Profesionales y para Departamentos de RrHh, entre otros.

Para saber cuál es el ERP adecuado debemos en primer lugar, determinar cuáles son nuestras necesidades actuales y cuáles serán a medio y largo plazo, así como definir el alcance y los objetivos que pretendemos con su implantación. No será una tarea superficial, pues un análisis de este tipo implica cuestionar nuestros métodos y nuestros procesos. 

Una vez definidos los puntos anteriores, deben ser consensuados con la dirección de la empresa, que ha de ser la punta de lanza del cambio y quien designe la persona responsable de liderar el proyecto, fiscalizar el proceso y velar por el éxito de la puesta en marcha.

Para que todo el proceso sea exitoso, la elección del fabricante y el proveedor responsable de la implantación es fundamental. Las claves de esta decisión son las siguientes:
  1. Reputación  y garantía del fabricante.
  2. Reputación, experiencia y garantía del proveedor.
  3. Modelo de licenciamiento y coste de la implantación.
  4. Escalabilidad del producto (garantía de que no frene o sea un hándicap en nuestro crecimiento, que permita aumentar sus funcionalidades).
  5. Garantía y coste del mantenimiento.
  6. Política de atención al cliente.
  7. Número de implantaciones.
  8. Versión del producto, analizando su recorrido e incidencia en el mercado y su obsolescencia.
  9. Casos de éxito y referencias de implantación.
Una vez resuelto qué producto elegiremos llega el momento de afrontar la implantación.

El proceso de implantación de un ERP o de cualquier otra herramienta nunca puede suponer la parálisis de la actividad ordinaria ni de la capacidad de producción, por lo que es recomendable que la  implantación se desarrolle en fases ordenadas, consensuadas y controladas, bajo la supervisión del jefe de proyecto nombrado por la dirección de la empresa y en estrecha relación con el proveedor.

Es importante que cada una de las fases sea testeada convenientemente para evitar una posible acumulación de errores, que sin duda supondrán un quebranto, un desvío en el presupuesto y la sensación de fracaso entre los afectados, lo cual desembocará en el rechazo y el desánimo generalizado.

Hay que tener en cuenta que la implantación de un ERP durará varios meses, por lo que debemos ser previsores y determinar antes del comienzo de cada fase las necesidades y los recursos que requeriremos para afrontarla, con el fin de evitar retrasos o pérdidas de productividad.

No podemos olvidar tampoco lo importante que es la formación de los futuros usuarios, algo que ha de plantearse con antelación y que se alargará hasta finalizar la implantación. 

Es conveniente, en este punto, combinar la teoría con ejemplos prácticos de la propia empresa; así optimizaremos los resultados y acortaremos la curva de aprendizaje.

Como último paso, y para dar por finalizado el proceso, hemos de analizar los resultados obtenidos en función de los objetivos marcados, lo que nos servirá para determinar si la implantación y la absorción del ERP han sido exitosas.



Fuente: Wolters Kluwer

Más información sobre ERP para Pymes , ERP para Asesorías y ERP para RrHh


martes, 30 de agosto de 2016

La Evaluación del Desempeño como herramienta para medir el valor de las emociones

El capital humano en las empresas es el principal elemento para el éxito o el fracaso de cualquier organización. La empresa que conoce su capital humano, estará en condiciones ventajosas sobre aquellas que no disponen de esa información y que facilitará la consecución de resultados exitosos en su actividad.
Dentro de la gestión integral de un departamento de Recursos Humanos, cabría destacar como elemento fundamental, la aplicación de un Sistema de Evaluación del Desempeño, el cual nos permite establecer el grado en que las personas contribuyen al logro de los objetivos establecidos para el cargo o funciones que deben asumir en una organización. 

El Sistema de Evaluación proporciona a la empresa información muy valiosa sobre su plantilla, que facilita entre otros: la toma de decisiones en cuanto a promoción, aumento de salarios, formación, advertencias y despidos, basándose en estudios formales que ofrecen elementos concretos, sin tener que depender de apreciaciones subjetivas o datos y/o hechos aislados.

Es importante considerar que la Evaluación del Desempeño, no es un sistema uniforme que se aplica a cualquier empresa. Necesariamente cada organización según los objetivos debe establecer su propio sistema de evaluación, considerando factores propios de su organización, por ejemplo, tipo de actividad, nivel profesional, tipo de funciones, etc.

La Evaluación del Desempeño como una necesidad
 ¿Por qué debe realizarse una evaluación del desempeño?
Podemos considerar la Evaluación del Desempeño como una necesidad de las empresas desde tres aspectos fundamentales:

I-Necesidad Económica: Las empresas tienen la necesidad de conocer sobre su función, su permanencia y acción en el medio en que se desenvuelve.
II-Necesidad Organizacional: Conocer la adaptación del personal a la estructura y las funciones establecidas.
III-Necesidad Humana: Que el personal conozca su propia eficacia, fortaleza y debilidades, y tenga la certeza que estos aspectos son considerados bajo criterios positivos, uniformes y previamente divulgados. La Evaluación del Desempeño permite a las organizaciones conocer las aptitudes potencial y las debilidades del personal, no es un fin ensimismo sino una herramienta para medir las emociones.

Aplicando el sistema de Evaluación del Desempeño conseguiremos lo siguiente:
• Conocer las cualidades y debilidades del personal de la organización.
• Obtener información fiable sobre el personal .
 • Medir la efectividad y la eficiencia.
 • Una mejor comunicación entre los mandos intermedios y el personal a su cargo, en ambos sentidos.

Por otra parte, un Sistema de Evaluación del Desempeño debe involucrar a todo el personal, para que haya una efectiva colaboración y retroalimentación del mismo. Ahora bien, la evaluación del desempeño debe concebirse como un instrumento que procura mejorar y fortalecer la gestión del capital humano, que permite detectar problemas personales o colectivos e identificar habilidades en los trabajadores evaluados, el cual nos permitirá desarrollar estrategias que nos permitan subsanar los problemas encontrados y potenciar las virtudes detectadas.

Cuando se habla de implantar un sistema de Evaluación del Desempeño en aquellas empresas que se aplicará por primera vez, por lo general se genera un clima de tensión y desconfianza en las personas, básicamente porque no se ha desarrollado un programa de comunicación e información al personal involucrado explicándole los objetivos básicos de la evaluación. Este tipo de situaciones provoca entre otras cosas: dificultades para reunir la información, el personal no ofrece ninguna colaboración, desconfianza por el uso que se dará a la información, confrontaciones con el evaluador, etc… con lo que se irá  al traste los resultados de un sistema de evaluación y en lo normal de los casos, no contribuye a mejorar las relaciones humanas, la eficiencia y eficacia en la organización, así como el control de las emociones de los trabajadores. Un sistema de Evaluación del Desempeño bien planeado, coordinado y desarrollado, traerá muchos  beneficios a la empresa, a los directivos y a sus colaboradores, así como, denota la implicación del departamento de Recursos Humanos en el crecimiento del conjunto empresarial.

Marcos Torres
Director Comercial Canarlab
Auditor de RR.HH.


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sábado, 20 de agosto de 2016

La importancia de contar con un ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) se define como un “software de gestión empresarial que permite gestionar y optimizar de forma integrada los procesos operativos de los distintos departamentos de una empresa, mediante procesos transparentes en tiempo real.”

Contar con un ERP en nuestra empresa nos permite unificar y ordenar toda la información de la que se dispone, acceder de manera inmediata a los datos y custodiarlos de forma segura. Además, este proceso exige la revisión de los procedimientos previos a la implantación del software, lo que incide directamente en su optimización.

Con la implantación de un ERP se integran tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad, finanzas, producción, costes, inventarios, ventas,…) como los externos (su relación con clientes y proveedores), quedando toda la información compilada y automatizada en una única base de datos compartida, lo que posibilita además el intercambio de información interna, con todas las ventajas que eso supone en la gestión diaria.

Los beneficios que aporta un ERP a una empresa son los siguientes:
  • Optimización de la organización interna
El ERP facilita la organización de la empresa y permite optimizar  los procesos y los recursos, lo que incide en la optimización y eficiencia de la propia gestión y en la relación con los clientes, sobre todo si además hemos implantado un CRM (Customer Relationship Management).
  • Ayuda en la toma de decisiones
El acceso a toda la información de la empresa de forma fácil, rápida y ordenada nos permite tomar decisiones en base a datos y no a creencias, lo que evitará las decisiones impulsivas, erróneas o mal enfocadas. Para ello, claro está, el análisis y la interpretación de esos datos deben ser los correctos.
  • Aumento de la productividad
La automatización de los procesos internos aumentará la productividad de los empleados, desaparecerán las tareas duplicadas y se eliminará la información redundante.
  • Reducción de costes
La normalización de los procesos y los flujos de trabajo incide directamente en la optimización del tiempo y de los recursos, lo que disminuirá los costes.
  • Mayor control
La implantación de un ERP hace posible un mayor control en todas las operaciones, pues cada una de éstas queda reflejada y asignada a un individuo o recurso, en un tiempo y fecha concreta, con unos objetivos y como consecuencia de un procedimiento, lo que permite hacer un seguimiento en todos los procesos en cada una de sus etapas.
  • Planificación del futuro
Disponer de la información histórica, los comportamientos y las tendencias nos permite crear escenarios futuros con estimaciones realistas, minimizando el margen de error.
  • Crecimiento ordenado
La mayoría de los ERP son modulares, escalables y están conectados entre sí, lo que permite en caso de crecimiento la incorporación de nuevos módulos y el flujo organizado de la información entre ellos.

Fuente: Momo Marrero

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viernes, 29 de julio de 2016

a3doc Cloud, la manera más eficiente de gestionar la documentación de la asesoría

Subida de documentos en dos simples clics, reduciendo a la mitad el tiempo empleado con otros gestores documentales.

Los usuarios de a3ASESOR tienen ahora la oportunidad de gestionar sus documentos de una manera más rápida y en un entorno colaborativo. Gracias a a3doc Cloud, una solución de gestión documental pensada especialmente para el asesor y para sus clientes facilita, aún más, el flujo natural de los documentos que gestiona un despacho profesional.

a3doc Cloud favorece la eficiencia del trabajo ya que facilita el flujo de trabajo entre los diferentes departamentos y con los clientes. ¿Cómo se consigue? ........

Con la clasificación automática de los documentos. El origen del documento está en un entorno integrado y nace asociado a la carpeta correspondiente, siguiendo el flujo natural del documento. 
Además, el sistema también indexa la información que le llega al despacho y la clasifica por categorías. Esto facilita mucho el trabajo de los empleados que pueden buscar cualquier tipo de información en el sistema, incluso la que llegue de fuera, sin preocuparse de clasificarla. 
Eso no quita que puedan intervenir en la manera cómo se clasifican estos documentos, ya que los usuarios podrán crear criterios propios de clasificación a través de etiquetas o atributos.
Con el nuevo gestor a3doc Cloud se dispone, además, de un buscador inteligente, que ahorra gran cantidad de tiempo en búsquedas. Permite buscar documentos con una sola palabra, por criterios, por contenido y por atributos personalizados.

a3doc Cloud favorece la eficiencia del trabajo ya que facilita el flujo de trabajo entre los diferentes departamentos y con los clientes

a3doc Cloud también hace aún más rápidos los procesos de importar, acceder y compartir documentos. Con un software de gestión documental diferente a a3doc Cloud, la subida de documentos se hace en un mínimo de cuatro pasos por cliente y documento, cosa que supone un riesgo al cometer errores durante el proceso y además hace que el trabajo de búsqueda en las diferentes carpetas sea también más lento. 
En cambio, con a3doc Cloud, la subida de documentos se realiza en solo dos clics, y de manera centralizada en toda la cartera de clientes, el ahorro de tiempo se multiplica.

a3doc Cloud complementa a3ASESOR y a su vez se beneficia de sus soluciones. Se integra dentro de su suite y facilita el uso desde todas sus aplicaciones. Es más, aplica de manera automática la confidencialidad definida en la suite y podrá complementar derechos adicionales.


jueves, 14 de julio de 2016

Los nuevos gestores de contenido, una garantía de seguridad

Cada usuario tiene un perfil personalizado y puede escoger cómo y con quién comparte la documentación.

La seguridad es uno de los factores clave a la hora escoger de qué manera compartimos la información entre los empleados de la empresa y nuestros clientes. Demasiada permeabilidad puede poner en riesgo la confidencialidad de documentos de determinados usuarios o información privada de la propia empresa. Pero un fácil acceso a la información no siempre está reñido con una disminución de la seguridad. La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar.


Los nuevos gestores proponen un sistema de perfiles personalizados que restringen el acceso a la información según el usuario, aumentando así la confidencialidad de algunos documentos. Un seguro para los clientes, usuarios también de los gestores, en un entorno cada vez más colaborativo. Cada usuario decide con quién comparte la información, escogiendo los contactos y asignando categorías a los mensajes. También se puede editar la visibilidad de los documentos

Se facilita así que los clientes trabajen a través del cloud sin riesgos para la seguridad de la información, en un entorno de total confidencialidad y respetando al 100% la normativa de protección de datos.

La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar

Pero hay más ventajas. Cuando la información está almacenada en un ordenador, la seguridad se ciñe a él, con los inconvenientes que esto produce. Tanto es así que se calcula que el 51% de las organizaciones no puede recuperar datos después de un fallo del disco duro. Un riesgo que disminuye de manera considerable con el uso de los software asociados a la nube. 

Con los nuevos gestores de contenido, la información está siempre disponible ya que se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico, evitando así que un fallo técnico concreto acabe con los documentos. Y para más seguridad, también hacen backups automáticos, actualizando la información almacenada, sin riesgos de pérdidas o deterioros. Una serie de elementos a tener en cuenta, si lo que se tiene entre manos es información clave para el funcionamiento de una organización.



martes, 12 de julio de 2016

La gestión documental compartida, la manera más eficaz de relacionarse con el cliente

Los nuevos programas de software permiten a empresa y cliente trabajar sobre un mismo documento, ahorrando tiempo y ganando productividad.

La nube o cloud, su nombre en inglés, ha revolucionado la manera como organizamos y gestionamos nuestros documentos. Y no es para menos. La idea de poder acceder a servidores con todos nuestros archivos desde cualquier conexión a Internet y en cualquier momento, no tiene más que ventajas. Y las empresas no han querido quedarse al margen. La gestión documental en las asesorías y despachos comerciales se está transformando y no solo a nivel práctico, con el acceso ágil a los documentos, sino también a nivel organizativo, estableciendo unos modelos de trabajo más colaborativos y flexibles.

La gestión documental compartida favorece el flujo de trabajo o workflow de los documentos. No es solo una nueva manera de almacenar la información, sino una ayuda para que los usuarios la clasifiquen, jerarquicen y decidan con quién compartirla. De esta manera, dos o más personas pueden trabajar sobre un mismo documento o sobre los mismos datos de manera colaborativa, ahorrando tiempo y energía y sin las limitaciones propias, por ejemplo, del correo electrónico. Este rápido intercambio de información mejora la gestión del conocimiento dentro de la empresa cosa que ayuda a los diferentes departamentos a trabajar de manera cooperativa y, a su vez, facilita la movilidad del personal dentro de la empresa.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados

Los beneficios de la gestión documental van más allá y están cambiando también la manera como los despachos se relacionan con los clientes, que también tienen acceso a los flujos de información. Los nuevos software permiten a los clientes formar parte del proceso, accediendo a los documentos, revisándolos de manera rápida y añadiendo su feedback, agilizando una vez más el proceso y ahorrando enormes cantidades de tiempo. 

Y aún hay más. Las aplicaciones asociadas a estos nuevos software hacen que la relación entre empresa y cliente sea más rápida e inmediata si cabe, ya que ambos pueden acceder a la documentación desde cualquier dispositivo electrónico. La interacción casi simultánea evita hacer trabajo innecesario y saca el máximo rendimiento del trabajo colaborativo. Las nuevas aplicaciones, además, mantienen la seguridad documental ya que conservan los perfiles que cada usuario tenga configurados.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados o cuando teletrabajan ya que el acceso al material y a los documentos es el mismo desde cualquier terminal. La empresa tiene así mayor flexibilidad organizativa y de adaptación a las necesidades del flujo de trabajo.

La gestión documental compartida abre así un sinfín de posibilidades a las empresas, que ven como su día a día se va alterando en pro de la productividad, agilizando los procesos y ahorrando tiempo.